Proje Uygulama S.S.S.

NOT: SAR: Satın alma Rehberi, PUR: Proje Uygulama Rehberi
 

Soru 1: Sözleşmelerden doğan damga vergisini ödemek yararlanıcının sorumluluğunda mıdır?

Cevap 1: Ajans ile yararlanıcı arasında imzalanan sözleşme tek nüsha olarak hazırlandığı için, toplam bütçe tutarı üzerinden (binde 9,48 oranında) damga vergisi doğmaktadır ve bu tutarın taraflarca vergi dairesine ödenmesi gerekmektedir. Ajansın damga vergisi muafiyeti bulunduğundan, söz konusu damga vergisinin tamamını projeyi imzalayan karşı tarafın (yararlanıcı) ödemesi gerekmektedir (Damga vergisi muafiyeti bulunan kurumlar hariç). Damga vergisi, damga vergisi mükellefiyeti tesis ettirmemiş kişilerce, sözleşme imzalandığı tarihten itibaren 15 gün içinde vergi dairesine beyan edilerek yatırılmalıdır. Damga vergisi mükellefiyeti olan kurumlar, ilgili dönem beyannamesinde beyan ederek vergi dairesine ödeyebilirler. Her iki durumda da Ajans ile yararlanıcı arasında yapılan sözleşmeden doğan damga vergisinin yasal süresi içinde ödendiğine ilişkin dekontun ve ilgili damga vergisi beyannamesinin Ajans’a sunulması gerekmektedir.

 

Soru 2: Proje koordinatörünün proje faaliyetleri başladıktan sonra atanması durumunda herhangi bir bildirimde bulunmaya gerek var mı?

Cevap 2: Söz konusu durum küçük değişiklik kapsamına girdiği için bildirim mektubu (PUR’ da esasları yer alan) düzenlenmesi gerekmektedir.

 

Soru 3: İhale sürecinde görev yapacak değerlendirme komisyonuna, proje yararlanıcısı çalışanları/yöneticilerinin haricinde dışarıdan atama yapılabilir mi?

Cevap 3: İş ile ilgili tecrübe ve bilgiye sahip olması koşuluyla değerlendirme komitesine dışarıdan atama yapılması mümkündür.

 

Soru 4: Proje hesabını kullanmak zorunda mıyız?

Cevap 4: Mali destekler kapsamında gerek Ajansın sağlayacağı destek tutarı gerekse de yararlanıcının karşılayacağı eş finansman tutarının T.C. Ziraat Bankası Bursa Şubesinde yararlanıcıların veya ortağın kendi adlarına açmış oldukları proje hesabı kullanılarak harcanması zorunludur. Bu uygulama, Banka ile yaptığımız protokol uyarınca, Ajans olarak, proje hesabının ekstresini görme ve harcamaları gerçekleştiği gün izleyerek gerektiğinde sözleşmenin eki olan bütçe ile karşılaştırma ve proje dönemi sonunda hesaptan gerçekleşen toplam bütçeyi görüp, projenin ne kadar tutarla gerçekleştirildiğini tek bir hesap ekstresi üzerinden izleme imkânı sağlamaktadır.

Kâr amacı güden kurumlarda proje kapsamında istihdam edilen personelin maaşı ile ilgili olarak, kurum proje hesabından kendi hesabına maaş ödemesini aktardıktan sonra tüm çalışanlarının maaş ödemesini kendi hesaplarından yapabilir. Bu harcama ile ilgili olarak firma, personel için düzenlediği kendisinin ve çalışanın imzası olan bordroyu ajansa sunmalıdır. Ayrıca proje hesabından çekilen paranın çalışana ödediğine dair dekontu da destekleyici belge olarak ajansa sunacaktır. Kamu kurumları için, eş finansman olarak gösterilen mevcut personelin proje kapsamında çalıştıkları zamana tekabül eden maaşlarının ödenmesinde proje hesabının kullanılması zorunluluğu bulunmamakta olup, ilgili kamu kurumunda çalışan söz konusu personel için kurumunca halihazırda düzenlenen maaş bordrosunu ajansa ibraz edecektir. Her iki durumda da proje kapsamında çalışan kişi için proje personeli zaman çizelgesi (PUR Ek 5.1) destekleyici belge olarak ibraz edilmelidir.

 

Soru 5: Proje kapsamındaki ödemelerimizi çek ile yapabilir miyiz?

Cevap 5: Çek ile ödeme yapılması mümkün olmamaktadır.

 

Soru 6: Satın almalara hemen (İlk izleme Ziyareti Öncesi) başlanmasına izin veriliyor mu?

Cevap 6: İlk izleme ziyaretleri, sözleşmelerin imzalanmasına müteakip gerçekleştirilecektir. Bu ziyaretlerin bir amacı da satın almaları da içerecek şekilde projenin önemli aşamalarını ve tarihlerini belirlemek ve gerekli ise güncellenmesine destek olmak ve satın alma faaliyetleri, idari konular ve raporlama yükümlülükleri hakkında yararlanıcıya tavsiyelerde bulunmaktır. Bu ziyaretler gerçekleşmeden önce yararlanıcı satın alma planlarını oluşturabilir, izleme uzmanı geldiğinde bu plana nihai şekil verilir. İzleme ziyaretine kadar ihale dokümanlarının hazırlanmasına başlanabilir, şartname yazılabilir. Ancak ihale sürecinin (sonradan herhangi bir uygunsuzluğa yol açılmamasını temin etmek için) izleme uzmanı ile satın alma planı yapıldıktan sonra başlatılması esastır. Bununla birlikte, projenin uygulanması için çok acil ihtiyaçlar söz konusu olduğunda, satın alma stratejinizi planlayarak ilgili izleme uzmanınıza da danışmak suretiyle faaliyetlerinize başlayabilirsiniz.

 

Soru 7: Özellikle yurt dışından makine alımlarında, firmamızın makine bedelinin tamamını peşin ödeyerek satın alması mümkün müdür?

Cevap 7: Satın Alma Rehberi ekinde yer alan Teklif Dosyası Genel Koşullar “Madde 26) Ön Ödeme ve Ödemeler” aşağıdaki şekilde düzenlenmiştir.

 

“(1) Sözleşmenin Özel Koşullarında açıkça belirtilmek kaydıyla ön ödeme yapılabilir. Bu durumda Yüklenici ön ödeme tutarı kadar avans teminat mektubu sunacaktır.

(2) Yapım işi ve hizmet alımı sözleşmelerinde ödemeler hak ediş esasına göre yapılacaktır. Sözleşme Makamı, Yüklenicinin ödeme için gerekli evrakları ve ödeme talebini intikal ettirmesinden itibaren inceleme yapacak ve ödemenin yapılması için uygunluğun tespit edilmesi üzerine transfer gerçekleştirilecektir.

(3) Mal alımı sözleşmelerinde ödemeler, sözleşme konusu malın teslimini takiben yapılacaktır. Ön ödeme öngörülmesi durumunda, sipariş mektubunu takiben ön ödeme yapılır ve bakiye mal tesliminde faturaya istinaden ödenir.”

 

Soru 8: Başvuru sahibi ya da ortakları tarafından sağlanması gereken eş finansman tutarının nakdi olarak proje hesabında görülmesi zorunlu mudur? Eş finansman katkısı sözleşme imzalandıktan hemen sonra projeye dahil edilmeli midir?

Cevap 8: Başvuru sahibi ya da ortakları tarafından sağlanacak eş finansman, projeye özel olarak açılacak banka hesabı üzerinden harcamaları yapmak üzere kullanılacaktır. Eş finansmanın sözleşme imzalanır imzalanmaz proje hesabına yatırılması zorunlu değildir. Söz konusu eş finansman proje süresi boyunca proje hesabına yatırılabilir.

 

Soru 9: Yurt dışındaki tedarikçilerden mal alımlarında ihale tarihi ile sözleşme/teslim tarihi arasında kur farkı olursa bu kur farkından kaynaklanan maliyet uygun maliyet midir?

Cevap 9: Proje Uygulama Rehberinin “2.3. Uygun Maliyetler” başlığı altında döviz kuru zararları uygun olmayan maliyetler arasında sayılmaktadır.

 

Soru 10: Yurt dışından makine alımlarında yabancı para cinsinden ödeme yapılacaksa TL olarak açılan proje hesabı nasıl kullanılacaktır?

Cevap 10: Böyle durumlarda, tarafınızca, T.C. Ziraat Bankası Bursa Şubesinde TL proje hesabına bağlı bir yabancı para proje hesabı açılacak olup (yeni proje hesabına ilişkin Mali Kimlik Formunun Bankaya onaylatılarak Ajansa ulaştırılması gerekir), eş finansman buraya doğrudan yabancı para olarak yatırılarak yabancı para cinsinden ödeme yapılabilecektir. Destek Yönetim Kılavuzu “2.1.1.1.6. Sözleşmelerin İmzalanması” başlığı altında belirtildiği üzere, Ajans tarafından karşılanacak toplam uygun maliyetler belirlenirken, yararlanıcılar tarafından zorunlu olarak milli para birimi dışındaki yabancı para cinsinden yapılmış harcamalara ilişkin yabancı para cinsinden düzenlenmiş harcama belgeleri sunulması durumunda, bu belgelerdeki miktarlar belgenin düzenlenme tarihindeki Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz satış kuru esas alınmak suretiyle milli para birimine dönüştürülür ve dönüşüm sonucu hesaplanan tutarlar dikkate alınır. Harcamanın ihale usulüyle yapılması durumunda teklifin yabancı para birimi üzerinden verilmesi durumunda teklifin alındığı tarihteki döviz kuru ile harcama belgesinin düzenlendiği tarih arasında kur farkı olması durumunda uygun maliyet hesabında ajans tarafından söz konusu tutarlardan düşük olan baz alınacaktır.

 

Soru 11: Bütçenin standart formatında “1. İnsan Kaynakları” kısmında bütçelenen personel ücretleri ile “6. Diğer Hizmetler” başlığı altında bütçelenen ve dışarıdan satın alınan hizmetler arasındaki fark nedir? Bu harcamalar nasıl belgelenir?

Cevap 11: Hizmet alımı yoluyla çalıştırılan personel bütçede “İnsan Kaynakları” kısmında gösterilemez. “İnsan Kaynaklarında gösterilen personel bordro düzenlenmek suretiyle ilgili kurumun bünyesinde çalışmalıdır. Soruda bahsedilen personelin geçici olarak hizmet alımı yoluyla projede çalışacağı anlaşılmakta olup bütçenin “Diğer Maliyet ve Hizmetler” kısmında gösterilmesi gerekir. Nihai olarak izleme ziyaretlerinde Ajans olarak arayacağımız belgeler, “İnsan Kaynakları” kaleminde gösterilen giderler için bordro, “Diğer Maliyet ve Hizmetler” kaleminde gösterilen giderler için hizmet faturası olacaktır.

 

Soru 12: Hak edişin gerçekleşmiş olması için yararlanıcının tedarikçisine ödeme yapması şart mıdır? Vadeli yaptığı bir satın almanın faturasını ibraz etmesi yeterli midir?

Cevap 12: Proje Uygulama Rehberinin “2.5.1 Ara ve Nihai Raporlar” başlığı altında “

“Yararlanıcı, kanıtlayıcı ve destekleyici belge olarak başta 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununda düzenlenen vesikalar olmak üzere, 31/05/2006 tarihli ve 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu ile diğer ilgili mevzuat hükümleri uyarınca harcama belgesi olarak tanımlanan belgeler ile ödeme yükümlülüğü altına girdiğini kanıtlar. Yararlanıcı bu belgeleri ve ajans tarafından raporla ilgili görülüp de yararlanıcıdan talep edilen diğer bilgi ve belgeleri ara/nihai rapor ekinde ajansa sunar. Kamu kesimi dışındaki yararlanıcılar, nihai ödeme için nihai raporun mevzuat uyarınca ajansa sunulması gereken son tarihe kadar yapmış olduğu ödemelerin fiilen gerçekleştiğini gösteren usulüne uygun olarak düzenlenmiş dekont veya kredi kartı ekstresi gibi belgeleri ajansa ibraz etmek zorundadır.” denilmektedir.

Bu ifadeye göre ara raporlarda hak ediş hesaplanabilmesi için yararlanıcının ödeme taahhüdü altına girmesi yeterlidir, yani yukarıda yazılı şartların yerine getirilmesi kaydıyla vadeli ödeme yapılabilir. Nihai raporda ise tüm ödemelerin tamamlanması gerekmektedir (Kamu kurum ve kuruluşları hariç olmak üzere). Yani vadeli alımlara ait bakiyenin tamamı proje bitiş tarihinden önce kapatılmalıdır.

 

Soru 13: Projelerin sözleşmede belirtilen süreden daha erken bitirilmesi talep edilebilir mi?

Cevap 13: Proje Uygulama Rehberi’nin “2.2 Sözleşme Değişikliği” kısmında belirtildiği üzere; yararlanıcıların projelerini, Ajans ile imzaladıkları sözleşme hükümleri doğrultusunda uygulamaları esastır. Bu nedenle projeyi ilk planlandığı şekilde uygulamaya çalışmalısınız. Ancak, faaliyetler öngörülen süreden daha erken tamamlanmış ve proje fiilen sona ermiş ise, bu ve benzeri taleplerin uygunluğu görüşülebilir.

 

Soru 14: İhalelerde beklenen kaliteyi sunamayacak tedarikçilerden alım yapmak zorunda kalır mıyız?

Cevap 14: İhalelerde belli bir tedarikçiyi, modeli, ürünü tanımlayan ifadeler kullanılmaz. Ancak, ihale şartnamelerinde ihaleye teklif verecek olan tedarikçilerin daha önce benzer işi yapmış olmaları, bunu hak ediş belgeleriyle belgelemeleri, yeterli teknik servisinin bulunması gibi hususlar yer alabilir, ihale dosyasının belli bir bedel ödenerek satın alınması şartı getirilebilir. Yine ihale kapsamında geçici ve kesin teminat istenecektir. Tüm bu ve bunun gibi hususlar, ihalelere girmek isteyen firmaların daha ciddi olmalarını sağlayacak, bu yeterlilikte olmayan firmaları ihaleye girmekten caydıracaktır. Dolayısıyla, ihale şartnamelerinin oluşturulması ihale süreçlerinde en önemli aşamadır. Ancak, ihalelerde sadece tek bir firmanın gireceği şekilde rekabeti ve eşitlik ilkesini zedeleyici şartname düzenlenemez, bu şekilde yapılan ihaleler geçerli değildir.

 

Soru 15: Yurt dışındaki firmalar ihalelere nasıl girecekler?

Cevap 15: Eğer tedarikçi yurt dışında bulunuyorsa, bu firmaların yurt içinde distribütörleri bulunabilir. Bu distribütörler ihalelere kendi adlarına katılarak teklif verebilirler. Distribütörleri bulunmaması halinde yabancı istekliler ihaleye teklif vererek doğrudan katılabilir. Bu durumda ihalenin yurt dışındaki firmalara da açık olduğu isteklilere talimatlarda belirtilmelidir. Ancak unutulmamalıdır ki, hazırlanan ihale şartnameleri, yerli / yabancı ayrımı olmaksızın tüm firmalar için geçerlidir. İhalelere sadece tek bir firmanın gireceği şekilde rekabeti ve eşitlik ilkesini zedeleyici şartname düzenlenemez. Uygun olan tüm tedarikçilerin ihalelere katılımını sağlamak esastır. Bu hususlara aykırı şekilde yapılan ihaleler geçerli değildir.

İhale dosyasını oluşturan belgelerin Türkçe yanında başka dillerde de hazırlanıp isteklilere satılması/sunulması halinde, ihale dosyasının anlaşılmasında, yorumlanmasında ve Sözleşme Makamı ile istekliler arasında oluşacak anlaşmazlıkların çözümünde Türkçe metin esas alınacaktır.

Buna göre ihale dosyasının yabancı dilde hazırlanması halinde, isteklinin teklifinin geçerli sayılabilmesi için yabancı dilde hazırlanmış dokümanların noter onaylı suretlerinin teklif dosyasına eklenmesi gerekmektedir.

 

Soru 16: Doğrudan temin usulü ile ilgili olarak, Sayılı Kanun’un 22/d maddesindeki doğrudan temin limitinin altında olan alımlarda fiyat araştırmasını nasıl yapacağız? Büyük / küçük tüm alımlarda fiyat teklifi almak şart mıdır?

Cevap 16: Satın alma rehberinin “2.1. Doğrudan Temin” başlığı altında, doğrudan temin usulü ile yapılan alımlarda birden fazla tedarikçi/hizmet sunucusu/yapım müteahhidi ile görüşülmesinin ve fiyat tekliflerinin alınmasının doğru olacağı ifade edilmektedir. Teamül, aynı kalitede ürünü satan 3 tedarikçiden fiyat teklifi almaktır.

Doğrudan temin usulü ile yapılan tüm satın almalarda piyasa araştırması yapmak esastır. Arızi gider niteliğindeki çok düşük bedelli satın almalar söz konusu ise (sözleşmenin eki olan bütçede gider kalemi olarak bulunması şarttır), proje ömrü boyunca söz konusu olabilecek bu tip ihtiyaçlar birleştirilerek tek seferde satın alınacak şekilde yine piyasa araştırması yapılabilir. Çok düşük bedelli kırtasiye giderleri gibi alımların birleştirilerek satın alınması buna örnektir. Piyasa araştırması, Sözleşme Makamının konusunda uzman ve tecrübeli elemanları tarafından yapılmalı ve mümkün olduğu müddetçe, proforma faturalar, görüşme tutanakları veya internet ortamından tespit edilen fiyat, görüntü ve tarih kayıtları ile desteklenmelidir.

Bu şekilde hareket edilmesindeki amaç, harcanan kamu kaynağı niteliğindeki paranın karşılığında en iyi değeri ve en uygun çözüm önerisini alabilmek için rekabeti sağlamaktır.

 

Soru 17: Aylık 2.000 TL’ye kadar ödemeleri banka hesabını kullanmadan nakit olarak yapabileceğimiz hususu uygulama rehberinde var. Bu yolu kullanabilir miyiz?

Cevap 17: Öncelikle, sözleşmenin eki olan bütçede bulunan kalemler dışında harcama yapılmaması şarttır. Ayrıca bütçede bulunan bu harcamaların tamamının bankadaki proje hesabından yapılması esastır. Ancak, uygulama sürecinde, bütçede olan ve nakit ödeme yapılmasını gerektiren harcamalar da söz konusu olabilir. Örneğin proje faaliyeti kapsamında yurt dışına gidişlerde otobüs bileti alınmasını gerektiren durumlarla karşılaşılabilir. Bu tip harcamalar nakit ödemeyi gerektiren faaliyetlerdir. Bu durumda, yararlanıcı kendi cebinden bu parayı ödeyerek faturasını sonradan gerçekleşecek olan izleme ziyaretinde ve ara raporunda ibraz etmek suretiyle harcama yapabilir, bu harcamalar uygun maliyet olarak değerlendirilecektir. Bu tip harcamaların bütçelenmiş olması ve bütçede faaliyet olarak açıkça tanımlı olan işler için yapılması esastır. Yararlanıcının projeyle ilgisi olmayan kendi işleriyle ilgili harcamaları olduğu tespit edilirse bunlar uygun olmayan maliyet olarak değerlendirilecektir. Her halükârda aylık nakit harcamaların toplamı 2.000 TL’yi aşamaz.

 

Soru 18: Proje uygulama rehberinde küçük bildirimler konusu ile ilgili kısımda, banka hesabı değişikliğinin küçük bildirim olduğu yer alıyor. Proje hesabını kullanmak zorunda olduğumuza göre bu ifadeden kastedilen nedir?

Cevap 18: Eğer Ajans birden fazla banka ile ya da bir bankanın birden fazla şubesiyle protokol imzalamış olsaydı, bu durumda yararlanıcı, başlangıçta protokol yapılan bankada açtığı proje hesabını, Ajansın protokol imzaladığı diğer bankada da hesap açarak buraya taşıyabilecek ve bunun için Ajans’a bildirimde bulunabilecekti. Ancak, Ajans olarak sadece T.C. Ziraat Bankası Bursa Şubesi ile protokol imzaladığımız için banka hesabı değiştirilememektedir.

 

Soru 19: Bütçe revizyonunda silinen ancak proje için çok önemli olan bazı kalemler idari maliyetlerden karşılanabilir mi?

Cevap 19: Proje Uygulama Rehberinin “2.3. Uygun Maliyetler” başlığı altında; doğrudan giderlerin belli bir oranına karşılık gelen, projenin yönetim ve gözetimine ilişkin genel maliyetler olarak tanımlanabilecek dolaylı giderler “idari gider” olarak kabul edilmiştir. İdari giderler, proje bütçesinin herhangi bir kalemi altında doğrudan gider olarak bütçelendirilmiş bir gideri kapsamamalıdır. Uygunluk açısından Sözleşme Ek II-Genel Koşullar madde 14, 16 ve 17’de belirlenen koşulları taşımalıdır. Sorudaki kalemlerin bu kapsamda olup olmadığını incelemek gerekir.
 

Soru 20: Bazı satın almalarımızı (örneğin bilgisayar) büyük teknolojik marketlerden kredi kartıyla ya da nakit olarak yapmak zorunda kalacağız. Burada proje hesabını nasıl kullanabiliriz?

Cevap 20: Büyük teknoloji marketlerden alışverişlerde kredi kartı seçeneği yerine firmaların eft/havale hesapları bulunmaktadır. Bu tip harcamaları yapmadan önce, ilgili tedarikçiden istediğiniz modeli seçip, sorumlu kişi ile görüşerek banka IBAN bilgilerini almalısınız. Daha sonra proje hesabınızın bulunduğu T.C. Ziraat Bankası Bursa şubesine proforma faturayla faks ile talimat geçerek (para transferini proje hesabından yapmak kaydıyla internet bankacılığını da kullanabilirsiniz) ilgili tedarikçinin hesabına para transferi yapıp ödemeyi yaptığınıza ilişkin banka dekontunu temin ederek tedarikçiye götürüp satın almak istediğiniz ürünün alımını gerçekleştirebilirsiniz.
 

Soru 21: Mali destek tutarı Ajans tarafından proje hesabına yatırılana kadar, yararlanıcı olarak faaliyetlerimize kendi eş finansmanımızı kullanmak suretiyle başlamak istiyoruz. Bu durumda proje hesabına yatırdığımız eş finansmanımıza bloke konulacak mı? Harcamalarımızı nasıl gerçekleştireceğiz?

Cevap 21: Banka, proje hesabına yatan tüm paraları bloke etmektedir. Proje hesabına yatırılan eş finansmanın kullanımı da ajans onayına tabidir. Proje hesabına sehven fazladan ya da yanlış yatırılan tutarlar ajans onayı alınarak firmanın/kurumun kendi hesaplarına çekilebilir.

 

Soru 22: Mali Destek Programı kapsamında desteklenen projemiz için başka bir kurumdan da destek alabilir miyiz?

Cevap 22: Kalkınma Ajansları Proje ve Faaliyet Destekleme Yönetmeliği’nin destek yasağı başlıklı 7. Maddesinin 4.fıkrası gereği ajans desteği alan projeler ulusal/uluslararası başka desteklerden yararlanamaz.

 

Soru 23: Bildirim mektupları ve zeyilname yazılarımızı Ajansa e-mail ya da faksla ulaştırmamız yeterli midir?

Cevap 23: KAYS üzerinden düzenlenen bildirim mektupları ve zeyilname yazılarının ıslak imzalı asıllarını Ajansa ulaştırmanız gerekmektedir. Bu evraka Ajans bünyesinde giriş tarihi yazılarak numara verilecek olup evrakın Ajansa ulaştığı tarih olarak bu giriş tarihi baz alınacaktır.

 

Soru 24: Ara ve nihai ödemeler konusunda dikkat edilmesi gereken hususlar nelerdir?

Cevap 24: Proje Uygulama Rehberi ekleri içinde yer alan “Rapor Kontrol Listesi” referans alınarak raporlar hazırlanacaktır. Kontrol listesine uygun hazırlanmayan raporlar ajansa tarafından kuruma iade edilebilir. Söz konusu rapor kontrol listesine ajansın internet sitesinde proje uygulama başlığından uygulama dokümanları kanalıyla ulaşılabilir.

 

Soru 25: Yapılan ihale sonucunda, makine/ekipman bedeli, Türkiye’de ihaleye giren temsilciye/distribütöre değil de makineyi üreten yurt dışındaki üretici firmaya faturası karşılığında doğrudan ödenebilir mi?

Cevap 25: Yurt içindeki firma kendi adına ihaleye girmiş ve ihale üzerinde kalmış ise sözleşme bu firma ile yapılmalıdır. Sözleşmede taraf olarak 3. bir kişinin adı geçemez, sorumluluk 3. bir firmaya devredilemez. Yalnız yüklenici firmanın yurt dışındaki üretici firma ile kendi aralarında yapmış oldukları anlaşma gereği faturanın yurt dışı firma tarafından kesilmesi ve ödemenin 3. bir tarafa (üretici firma) hesaplarına yapılması söz konusu ise bu durumun sözleşmenin özel şartlarında belirtilmesi gerekir. Sözleşme özel şartlarında “Madde 3 Sözleşme Bedeli ve Ödemeler” başlığı altında yüklenicinin yazılı talebi halinde makine/ekipmanın üreticisinin Sözleşme Makamına doğrudan keseceği fatura karşılığında makine/ekipman bedelinin doğrudan üretici firmanın hesaplarına transfer edebileceği ifade edilmelidir. Bu bağlamda, Sözleşme Makamı, sonradan olabilecek anlaşmazlıklara karşı yüklenici firmadan bu husustaki talebine ilişkin geçerli bir talep beyanı almalıdır.

 

Soru 26: Proje bütçemizde 2 kişiden danışmanlık hizmeti satın alımı öngörülüyor. Bu hizmetin toplam bedeli doğrudan temin limitinin üzerinde. Söz konusu danışmanlık hizmeti satın alım işini parçalayarak doğrudan temin ile gerçekleştirmek mümkün müdür?

Cevap 26: Söz konusu işlem suni bölme olarak nitelendirileceği için uygun değerlendirilmemektedir. Satın alma rehberinde “Satın alma faaliyetleri kapsamında uygulanacak ihale usulü değiştirilemez ve belirlenmiş parasal limitler dahilinde kalmak amacıyla, bütünlük arz eden işler suni bir şekilde kısımlara ayrılarak ihale edilemez.” denilmekte olup bu ifadeyle, ihale yoluyla alınması gereken mal/hizmetin parçalara ayrılarak doğrudan temin ile alınması kesin bir şekilde yasaklanmıştır. Satın alma faaliyetlerinde bu husus özellikle göz önünde bulundurulmalıdır.

 

Soru 27: Şartnamelerde, herhangi bir standart özelliği kullanarak tanımlayamadığımız makine/ekipmanlar için marka, model belirtilebilir mi?

Cevap 27: Bu konu satın alma rehberinin “1.3.3. Yeterli Şartnamelerin Hazırlanması” başlığı altında ifade edilmiştir. Şöyle ki; “Şartnamelerde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılır. Bu şartnamelerde teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Belli bir marka, model, patent, menşei, kaynak veya ürün belirtilemez ve belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka, patent veya model belirtilebilir.”

 

Soru 28: Gerçekleştirilen ihalelerde firmamızın ortağı olan kişinin sermaye sahibi olduğu diğer bir firma teklif verebilir mi? İhale üzerine kaldığında bu firmayla sözleşme imzalanabilir mi?

Cevap 28: Satın alma rehberinde “İsteklilere Talimatlar” kısmı 9. maddede ihaleye katılamayacak olanlar sayılmıştır. Bu maddenin “f” fıkrasında “(c), (d) ve (e) bentlerinde belirtilenlerin ortakları ile şirketleri (bu kişilerin yönetim kurullarında görevli bulunmadıkları veya sermayesinin %10'undan fazlasına sahip olmadıkları anonim şirketler hariç).”  ibaresi bulunmaktadır. Bu maddede geçen durumda olan firmalar ihalelere katılamazlar.

 

Soru 29: Projemizin başvuru formunda tanımlı olan proje ortağı ve iştirakçilerinden mal/hizmet satın alımı yapabilir miyiz?

Cevap 29: Destek Yönetim Kılavuzu “2.1.1.1.2 Uygunluk Kriterleri” maddesi altında “II. İştirakçiler” başlığı altında “İştirakçiler, teknik ve mali destek sağlama, uzmanlık aktarımı gibi konularda projede rol alabilir, ancak mali destekten doğrudan faydalanamazlar.” yine aynı maddenin  “III. Yükleniciler” başlığı altında “4734 sayılı Kamu İhale Kanununa tabi yararlanıcılar için söz konusu mevzuat hükümleri saklı kalmak kaydıyla yararlanıcı, ortak ve iştirakçinin idaresi, denetimi veya sermayesi bakımından nüfuzu altında bulundurduğu gerçek ve tüzel kişiler, aynı proje kapsamında alt yüklenici olamazlar.” ifadeleri yer almaktadır.

Bu ifadeler çerçevesinde ortak ve iştirakçilerin katkıları ayni katkı olarak kabul edilebilir, bunlardan mal ve hizmet alımı yapılamaz.

 

Soru 30: İhalelerde sözleşme aşamasında yükleniciden hangi belgeler istenmelidir?

Cevap 30: İhaleyi kazanan firma, SAR Ek.3 teklif dosyası 10. Maddesinde yer alan durumlarla ilgili ispatlayıcı belgeleri sunmalıdır.

 

Soru 31: Yararlanıcı olarak bir sonraki proje teklif çağrısına başvurabilir miyiz?

Cevap 31: Destek Yönetim Kılavuzu “2.1.1.1.2 Uygunluk Kriterleri maddesi altında “Başvuru Sahibinin ve Ortaklarının Uygunluğu” “Aynı takvim yılı içerisinde yapılacak proje teklif çağrıları kapsamında bir başvuru sahibi, ilgili ajansa tek başına en fazla altı projesi için destek başvurusunda bulunabilir ve ilgili ajans Yönetmeliğin 7/A maddesinin birinci fıkrasının (a) bendinde sayılan başvuru sahiplerinin en fazla iki projesine, (b) bendinde sayılan başvuru sahiplerinin ise bir projesine mali destek sağlayabilir. Bir başvuru sahibinin burada ifade edilen sayılardan daha fazla başarılı projesi varsa, sözleşmeler imzalanmadan önce başvuru sahibine başarılı olduğu projeler içinden hangisine destek almak istediği konusunda seçim hakkı tanınır.

Yönetmeliğin 7/A maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde belirtilen başvuru sahiplerinin yararlanıcı olması durumunda, proje uygulama döneminde ve projenin tamamlandığı tarihi izleyen bir yıllık süre içerisinde aynı ajansa başvurması mümkün değildir. Bu hususlar KAYS’tan takip edilir. Bu sınırları aşan destek uygulamasına rastlanıldığında, bu tür sözleşmeler feshedilir ve sağlanan destek fer’ileriyle birlikte geri alınır.

Yönetmeliğin 7/A maddesinin birinci fıkrasının (b) bendinde sayılan başvuru sahipleri, son üç yıl içerisinde ulusal ve uluslararası kaynaklardan aldıkları mali destek tutarları ile başvuru yapmış oldukları ve yanıt bekledikleri mali destekleri, başvuru formunda belirtmek zorundadırlar.  Hâlihazırda herhangi bir kamu kurum ya da kuruluşundan finansal destek alan projeler ile proje kapsamındaki faaliyetlere eş zamanlı olarak mali destek sağlanamaz.

 

Soru 32: Proje hesabında repo yapıldığında bu parayı hesaplarda göremiyoruz. Bankanın proje hesabındaki tutarı günlük olarak repo yapması bizim kullanımımıza engel olur mu?

Cevap 32: Proje hesabındaki tutar günlük olarak repoya bağlanmakta olup repo bağlandığında hesaptaki para görülememektedir. Ancak bu durum yararlanıcının parayı kullanmasına engel değildir. Proje kapsamında yapılacak ödemeleriniz söz konusu olduğunda bankaya talimat geçerek aynı gün içinde parayı kullanabilirsiniz. Paranın kısmen kullanılması gereken durumlarda, talimat geçildiği anda, talimat geçilen kısım kadar tutarın reposu bozularak tedarikçinize ödeme yapılacak, geri kalan kısmın reposu devam edecektir.

 

Soru 33: İhalelerde sözleşme aşamasında firmamızın SGK ve vergi borcu olmadığına dair durumu internetten barkotlu çıktılarla belgelendirilebilir mi?

Cevap 33: Firmanın SGK ve vergi borcu olmadığını ihale tarihi itibariyle göstermesi koşuluyla barkotlu internet çıktısı yeterli bir belgedir.

 

Soru 34: Hangi projelerde KDV uygun maliyet olarak değerlendirilmektedir?

Cevap 34: Kalkınma Ajansları Destek Yönetim Kılavuzu’nun “2.1.1.1.2 Uygunluk Kriterleri” maddesi altında “Maliyetlerin Uygunluğu” başlığı altında, finansman desteği ve faizsiz kredi desteği dışında, Yönetmeliğin 7A/1-b maddesi gereğince yararlanıcı olanların Katma Değer Vergisi (KDV) giderleri uygun olmayan maliyet olarak belirtilmiştir. Buna göre Katma Değer Vergisi; kamu kurum ve kuruluşları, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşları, birlikler, kooperatifler, sivil toplum kuruluşları, organize sanayi bölgeleri, sanayi siteleri, serbest bölge işleticileri, teknoloji transfer ofisi şirketleri ile teknoloji geliştirme bölgesi, endüstri bölgesi ve iş geliştirme merkezi gibi kuruluşların yönetici şirketleri dışındaki kâr amacı güden tüm destek yararlanıcıları için uygun olmayan maliyet olarak kabul edilmektedir.

 

Soru 35: Ajans tarafından verilen hibeleri ve eş finansmanımızı nasıl harcamamız gerekmektedir? Burada uygulanacak yöntem nasıl olacaktır?

Cevap 35: Projeye özel olarak açılan Ziraat Bankası Bursa şubesindeki hesaba Ajans ve yararlanıcı paraları yatırır. Hesaba yatırılan paralar blokeli olup harcama işlemleri ajans onayına tabidir. Yararlanıcı mal/hizmet alımını gerçekleştikten sonra ödeme talimatıyla beraber fatura ilgili uzmana gönderilir. İzleme uzmanı gerekli kontrolleri yaptıktan sonra talimatı bankaya yönlendirerek ödemenin gerçekleşmesini sağlar.

 

Soru 36: Ajans’ın verdiği ön ödemeyi harcadım, proje faaliyetleri için paraya ihtiyaç var geri kalan parayı Ajans’tan ne zaman, nasıl alacağım?

Cevap 36: Ajansın yapacağı ödeme prosedürleri, Proje Uygulama Rehberi “2.6. Ödeme Prosedürleri” başlığı altında açıklanmıştır.

 

Soru 37: Harcama teyit raporu/dış denetim raporu hazırlanması zorunlu mudur?

Cevap 37: Ajans, finansman desteği ve faizsiz kredi desteği dışında, bütün projelerden denetim raporu talep eder. Bu denetim Kamu Gözetimi Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu tarafından yetkilendirilen bağımsız denetçiler ve bağımsız denetim kuruluşları ile serbest muhasebeci mali müşavirler ve yeminli mali müşavirler tarafından yapılabilir.

 

Soru 38: Sözleşme esnasında vermiş olduğum teminat mektubunu/nakit teminatı geri almak için ne yapmam gerekiyor?

Cevap 38: Projesi biten, nihai raporunu sunan ve nihai ödemesini alan yararlanıcılar sözleşme esnasında vermiş oldukları teminat mektubunu/nakit teminatı geri alabilirler. Teminat mektubu/nakit teminatın Ajanstan geri alınması için yararlanıcılar şu prosedürü izlemelidirler:

Projenin bittiğinin, nihai raporun verildiğinin ve nihai ödemenin alındığını belirten ayrıca teminat mektubunun/nakit teminatın geri alınmasının talep edildiği bir dilekçe hazırlamak gerekmektedir. Bu dilekçe yararlanıcının yasal temsilcisi tarafından imzalanmalıdır. Yararlanıcı sözleşme esnasında teminat mektubu verdiyse; dilekçesinde teminat mektubunu Ajans’tan almaya yetkili olan kişinin ad soyadı ve T.C. kimlik numarasını da belirtmelidir.  Yararlanıcı sözleşme esnasında nakit teminat yatırdıysa; dilekçesinde nakit teminatın iade edilmesini istediği banka hesabı bilgileri ve IBAN numarasını da belirtmelidir.

Teminat mektubunu Ajans’tan almaya yetkilendirilen kişinin nüfus cüzdan fotokopisi dilekçeye eklenmelidir.

Dilekçenin hazırlandığı tarihten en geç 15 gün öncesine ait vergi borcu yoktur yazısı ve dilekçenin hazırlandığı tarihten en geç 1 ay öncesine ait SGK borcu yoktur yazısı dilekçeye eklenmelidir.

Yukarıdaki belgeler hazırlandıktan ve Ajans’a teslim edilmesiyle teminat mektubu/nakit teminat iadesi prosedürü tamamlanmış olmaktadır ve yararlanıcılar teminat mektubu/nakit teminat iadesini alabilirler.
 

Soru 39: Proje iştirakçimizin de logosunu görünürlük tabelasında yer vermemiz mümkün müdür?

Cevap 39: İştirakçinin logosunun görünürlük tabelasında yer almasının bir sakıncası yoktur. Temel kural; proje faaliyetlerinde görünürlük ve tanıtım için kullanılan materyallerde, yararlanıcı ve/veya diğer ilgililerin logolarının BEBKA ve Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı logolarından daha büyük oranlarda veya yarışır şekilde kullanımının kesinlikle önlenmesidir.
 

Soru 40: Proje ortağım taahhüt ettiği eş finansmanı ödemek istemiyor, bu noktada yaptırım nedir?

Cevap 40: Her halükarda, sözleşmeyi imzalayan taraf olması sebebiyle, eş finansman yükümlülüğü yararlanıcının kendi taahhüdü hükmünde olup, yerine getirilmemesi durumunda yararlanıcı bizzat sorumlu olacaktır.